日本人労働者の雇用とは異なり、雇用のためには特定の準備や届け出が必要となる外国人採用。その入社前後の準備や手続き、在留資格取得申請に必要な書類などをまとめています。
まず最初に確認しておくべきなのは、採用を考えている外国人材の在留資格が任せたい業務に対応しているかどうかということ。在留資格の活動内容が就労不可、あるいは任せたい業務に対応していない場合には、そもそも雇用することができません。
チェックポイントは、外国人材が所有している在留カードの表面、「就労制限の有無」の欄。またここに「就労不可」と記載されていても裏面の「資格外活動許可欄」によっては制限付きで就労が可能な場合もあるため、そちらもチェックするようにしましょう。
採用が決定したなら、「雇用契約書」あるいは「労働条件通知書」を作成します。これらは業務内容や給与について記載した書類ですが、労働条件通知書が雇用者からの一方的な通知であるのに対し、雇用契約書は労働者がその内容に合意したことを意味するという違いがあります。
労働条件通知書とは異なり雇用契約書の発行は義務ではありませんが、今後外国人労働者とのトラブルを防ぐため、労働者の理解できる言語で分かりやすく作成しておく方が良いでしょう。
外国人労働者の場合、転職や退職に際して14日以内に「契約機関に関する届出」あるいは「活動機関に関する届出」を出入国在留管理庁に提出しなければなりません。これは原則本人が行うものですが、署名があれば企業が代行することも可能なので、必要な場合には変わって届出を提出してあげましょう。
届出は最寄りの地方出入国在留管理官署の窓口や郵送でも可能ですが、「出入国在留管理庁電子届システム」を利用してインターネットで行うのが一番便利です。
1週間当たりの労働時間が20時間以上など一定の条件を満たした外国人労働者には、雇用保険への加入が求められます。一方で加入が適用されない場合は別途「外国人雇用状況の届出書」をハローワークに提出しなければならず、これを怠ると30万円以下の罰金が課せられるため、注意しましょう。
雇用保険への加入手続きは労働者が被保険者となった月の翌月10日までで、外国人労働者の場合雇用保険資格取得届には在留資格や在留カード番号、資格外活動許可の有無なども記載する必要があります。
外国人労働者も、週の労働時間が20時間以上である、2ヵ月以上雇用の見込みがある、月収が8.8万円以上であるなどの要件を満たしていれば、健康保険及び厚生年金に加入しなければなりません。
これにかかる手続きは、日本人従業員に対して行うものと全て同じ。事実発生から5日以内に、健康保険、厚生年金保険被保険者資格取得届を日本年金機構が設置している事務センターや年金事務所へ提出します。届出は、電子申請あるいは郵送、窓口への持参で行えます。
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